Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

2. Datenschutzbeauftragter

Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist erreichbar unter:

3. Zweck und Umfang der Anwendung

Cleanova ist ein internes Mitarbeiterportal zur Verwaltung und Planung von Reinigungs- und Serviceleistungen. Abhängig von den freigeschalteten Funktionen und den persönlichen Berechtigungen verarbeitet die Anwendung insbesondere:

• Benutzerkonten, Stammdaten, Rollen und Berechtigungen,
• Beschäftigten-, Personal- und Organisationsdaten,
• Arbeitstage, Wochenarbeitszeit und Einsatzplanung,
• Abwesenheiten wie Krankheit, Urlaub, Elternzeit und unbezahlten Urlaub,
• Kunden, Ansprechpartner, Anschriften, Verträge und Einsatzorte,
• Aufgaben, Tickets, Bearbeiter, geplante und tatsächliche Zeiträume,
• technische Anmelde-, Sicherheits- und Protokolldaten.

Die Verarbeitung dient der Durchführung von Beschäftigungsverhältnissen, der Organisation betrieblicher Abläufe sowie der Erfüllung und Dokumentation von Kundenverträgen.

4. Aufruf der Anwendung und Serverprotokolle

Beim Aufruf der Anwendung werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu können IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, Browsertyp, Betriebssystem, Geräteinformationen und eine vom Browser übermittelte Herkunftsseite gehören.

Die Verarbeitung dient der sicheren und stabilen Bereitstellung, Fehleranalyse und Abwehr missbräuchlicher Zugriffe. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in einem sicheren, zuverlässigen und nachvollziehbaren technischen Betrieb.

Protokolldaten werden gelöscht, sobald sie für den technischen Zweck nicht mehr benötigt werden. Bei einem konkreten Sicherheitsvorfall können betroffene Protokolle bis zu dessen Aufklärung und zur Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen länger aufbewahrt werden.

5. Benutzerkonto, Anmeldung und Berechtigungen

Für Anmeldung und Zugriffssteuerung verarbeitet Cleanova insbesondere Benutzerkennung, Anmeldedaten, technische Sitzungsinformationen, interne Benutzer-, Identitäts-, Umgebungs- und Organisationskennungen sowie Rollen und Administratorrechte. Passwörter werden bei der Anmeldung übertragen und durch das zuständige Anmeldesystem geprüft; sie werden nicht im Klartext im Browser gespeichert.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG. Sicherheitsmaßnahmen und Berechtigungsprüfungen beruhen zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt im Schutz der Anwendung und der darin enthaltenen Daten.

Benutzerkonten werden gesperrt oder gelöscht, wenn sie für die Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten entgegenstehen.

6. Beschäftigten- und Abwesenheitsdaten

Zur Personal- und Einsatzplanung können Name, Anrede, Geburtsdatum, Personalnummer, Arbeitgeber- und Organisationszuordnung, vereinbarte Arbeitstage, Wochenarbeitszeit, Verkehrsmittel, Einsatzzeiten und Bearbeitungsinformationen verarbeitet werden. Rechtsgrundlage ist, soweit die Daten für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich sind, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG.

Bei Abwesenheiten werden die betroffene Person, die Abwesenheitsart und der Zeitraum verarbeitet. Vorgesehen sind Krankheit, Urlaub, Elternzeit und unbezahlter Urlaub. Diagnosen, Symptome oder Behandlungsdaten sollen nicht in Cleanova erfasst werden.

Bereits die Angabe einer krankheitsbedingten Abwesenheit ist ein Gesundheitsdatum. Ihre Verarbeitung erfolgt nur, soweit dies zur Ausübung von Rechten oder Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht erforderlich ist, auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG. Die übrigen Abwesenheitsarten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG verarbeitet.

Zugriff auf die genaue Abwesenheitsart erhalten nur entsprechend berechtigte Personen. Abwesenheitsdaten sind nicht für eine allgemeine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle bestimmt.

7. Kunden, Verträge, Aufgaben und Einsatzplanung

Zur Durchführung der Geschäftstätigkeit können Namen und Kontaktdaten von Unternehmen, Privatkunden und Ansprechpartnern, Anschriften, Vertragsbezeichnungen und -zeiträume, Einsatzorte, Aufgaben, Beschreibungen, Bearbeitungsstatus, zuständige Personen sowie geplante und tatsächliche Einsatzzeiten verarbeitet werden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die betroffene Person Vertragspartei ist. Daten betrieblicher Ansprechpartner werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet. Das berechtigte Interesse liegt in der Organisation und Durchführung der jeweiligen Geschäftsbeziehung. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Freitextfelder dürfen nur erforderliche betriebliche Informationen enthalten. Gesundheitsdaten und andere besonders schutzbedürftige Angaben dürfen dort nicht eingetragen werden.

8. Technischer Betrieb, Hosting und Empfänger

Entwicklung, technische Bereitstellung, Wartung und Support erfolgen durch die Innovence IT Solutions GmbH, Potsdamer Straße 66, 14548 Schwielowsee. Innovence verarbeitet Kundendaten im Auftrag und nach dokumentierter Weisung der WITRA Service GmbH. Im erforderlichen Supportfall können ausschließlich besonders berechtigte und zur Vertraulichkeit verpflichtete Beschäftigte von Innovence auf Kundendaten zugreifen.

Die Serverinfrastruktur wird durch die STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, bereitgestellt. STRATO wird als Unterauftragsverarbeiter für das Hosting eingesetzt. Weitere Informationen enthält die Datenschutzerklärung von STRATO.

Weitere Empfänger können sein:

• intern zuständige und entsprechend berechtigte Beschäftigte,
• gesetzlich berechtigte Behörden und öffentliche Stellen,
• Rechts- und Steuerberatung, soweit dies im Einzelfall erforderlich ist.

9. Feiertagsdaten und sonstige Drittanbieter

Für die Kalenderdarstellung ruft der Browser bei Nutzung der Kalenderfunktion öffentliche Feiertagsdaten von feiertage-api.de ab. Übermittelt werden das angefragte Kalenderjahr und Bundesland. Durch die direkte Verbindung erhält der Anbieter außerdem technisch notwendige Verbindungsdaten, insbesondere die IP-Adresse und Anfrageinformationen. Betreiber ist nach den Angaben des Dienstes die invokable GmbH.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in einer korrekten und effizienten Kalender- und Einsatzplanung.

In dieser WITRA-Instanz werden derzeit keine Kartendienste und keine Dienste zur Werbung, Reichweitenmessung oder zum Nutzertracking geladen.

10. Cookies und lokale Browserspeicher

Cleanova verwendet keine Cookies für Werbung oder Nutzertracking. Eingesetzt werden technisch erforderliche Cookies und Browserspeicher für Anmeldung, Sicherheit und ausdrücklich gewählte Einstellungen. Das Speichern und Auslesen erfolgt auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Im sessionStorage können Anmeldekontext, Scrollpositionen und vorübergehende Bearbeitungsentwürfe gespeichert werden. Im localStorage können Tabellenansichten, Such- und Filterwerte, Spalteneinstellungen und Sortierungen verbleiben, bis die Anwendung oder der Benutzer die Browserdaten löscht.

11. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald der jeweilige Verarbeitungszweck entfällt und keine gesetzlichen, vertraglichen oder beweissichernden Aufbewahrungsgründe mehr bestehen. Maßgebliche Kriterien sind insbesondere die Dauer des Beschäftigungs- oder Vertragsverhältnisses, gesetzliche handels-, steuer- und arbeitsrechtliche Aufbewahrungsfristen sowie gesetzliche Verjährungsfristen.

Abwesenheitsdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Personalverwaltung, arbeitsrechtliche Nachweise oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Sicherungskopien werden entsprechend dem festgelegten Sicherungszyklus überschrieben oder gelöscht.

12. Datenübermittlung außerhalb des EWR

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums ist für den beschriebenen Regelbetrieb nicht vorgesehen. Sollte künftig ein Dienst eingesetzt werden, der eine solche Übermittlung erfordert, wird diese Erklärung vor dem Einsatz angepasst und ein erforderlicher Übermittlungsmechanismus dokumentiert.

13. Pflicht zur Bereitstellung und automatisierte Entscheidungen

Die für Anmeldung, Berechtigungsprüfung, Personalverwaltung und Einsatzplanung als Pflichtangaben gekennzeichneten Daten werden für die Nutzung der jeweiligen Funktion benötigt. Ohne diese Angaben kann die betreffende Funktion gegebenenfalls nicht bereitgestellt werden.

Cleanova kann für die Planung Informationen über Verfügbarkeit, Abwesenheiten, vorhandene Zuweisungen und Arbeitsauslastung zusammenführen. Die endgültige Auswahl und Zuweisung erfolgt durch einen Menschen. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nach dem derzeitigen Funktionsumfang nicht statt.

14. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach den gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf:

• Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten,
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten,
• Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung,
• Datenübertragbarkeit, soweit deren Voraussetzungen erfüllt sind,
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO,
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.

Anfragen können an den Verantwortlichen oder den Datenschutzbeauftragten gerichtet werden. Innovence unterstützt WITRA bei der Bearbeitung, entscheidet jedoch nicht selbst über Betroffenenanfragen.

15. Beschwerderecht

Betroffene Personen können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere am gewöhnlichen Aufenthaltsort, am Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes.

16. Sicherheit und Aktualisierung

WITRA und die eingesetzten Dienstleister treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation und unberechtigtem Zugriff zu schützen. Die Maßnahmen werden entsprechend dem Stand der Technik und dem Risiko der Verarbeitung überprüft und weiterentwickelt.

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Datenverarbeitungen, Empfänger oder rechtliche Anforderungen ändern.